Tuesday, May 31, 2011

SaaS, Externalización, Outsourcing, Cloud… ¿es una moda?

SaasS, Externalización, Outsourcing, Cloud Computing, Hosting, BPO y un largo etcétera para rferirnos a la misma cosa…¿o no? ¿Hay realmente tantos tipos dstintos de servicio? El propósito del artículo de este mes será intentar arrojar un poco de luz sobre esa marea de términos que se han puesto de moda para definir situaciones que no siempre son fieles a los orígenes del propio término.

Los Inicios

Si comenzamos por aquellos términos más antiguos tendríamos que empezar, por fuerza, con el hosting y el outsourcing, que desde el inicio siempre se han referido a tipos de servicio diferentes, actuando el primero como definidor de un servicio tecnológico, que tenía que ver con el alojamiento y mantenimiento de servidores, “de cacharrería”; y el segundo como algo más amplio donde el cliente cedía parte de su operativa al outsourcer, que normalmente centraba su propuesta de valor en el conocimiento del proceso.


Desde aquellos inicios “más claros” hasta el panorama actual ha habido multitud de cambios, evoluciones, incrementos en el grado de sofistificación e incluso modas.
Recordando que, como siempre en esta sección, hablamos de recursos humanos, el paradigma típico de outsourcing comenzaba con la clásica gestoría/asesoría que te “externalizaba” (odio este término) la nómina. El gestor de turno, además de llevar contabilidades, asesorarte fiscalmente, etc. comenzó, más por obligación que por que viera negocio en ello, a comprar sencillos programas informáticos con los que calcular las nóminas de sus clientes, empresas que rara vez superaban los 100 empleados de plantilla.
A la par de aquellos inicios ya existían ciertas compañías en el país, algunas filiales de compañías anglosajonas, otras nacionales con la misma orientación que las anteriores, cuyo negocio era precisamente el outsourcing de la nómina, llevando a cabo esta actividad de forma totalmente profesionalizada y para empresas de cualquier volumen. Creo que es obvio decir que este grupo de empresas ya contaba con otro tipo de tecnología para sistematizar su operativa y hcerla lo más eficiente posible.

La primera evolución

Lo anterior representaba la cesión de todo parte del proceso por parte del cliente a la epresa de outsourcing, pero con el tiempo el orcentaje aún minoritario de empresas que optaban por esta forma de trabajo empezó a demandar más servicios o la cobertura de otras funciones dentro del área de RRHH.
Empezamos a hablar de SaaS de recursos humanos. Pero, ¿qué quiere decir realmente ese término? SaaS es el acrónimo de Software as a Service, o lo que es lo mismo, software como
servicio. Aquellos clientes a los que se les hacía la nómina con determinado software empezaron
a plantear a los outsourcers nuevas necesidades, que confluían en su interés por dotarse de
herramientas de gestión basadas en plataforma tecnológica sin afrontar costes o inversiones
altas. La filosofía de fondo, la misma; es decir, pago por número de nóminas vs. pago por
uso de una herramienta informática para un volumen concreto de plantilla durante un
período concreto de tiempo. La diferencia: el proceso lo hace el propio cliente, el proveedor
del servicio únicamente pone la plataforma y su mantenimiento.
Surge así el alquiler de plataforma tecnológica para gestionar procesos como la formación, la
evaluación o la selección, entre otros. Todos ellos son servicios con un elemento en común: el
control y ejecución de los mismos no se transfería a un tercero, sino que se mantenían dentro de
nuestra propia empresa y la única demanda a que debían hacer frente los outsourcers consistía
en dotar al cliente de un entorno de trabajo para sistematizar esos procesos al que no estaban
atados como si lo compraran.

La adaptación de los outsourcers tradicionales
Algunas compañías de outsourcing evolucionaron hacia esto, otras eligieron profesionalizar más sus servicios tradicionales, enfocándose a ofrecer configuraciones “a la carta” del servicio (nuevamente podríamos hacer referencia a un acrónimo anglosajón, SLA o Service Level Agreement o Acuerdo de Nivel de Servicio, que sirve para configurar de forma más o menos personalizada los subprocesos o tareas dentro de, digamos por ejemplo: el proceso de nómina, que está en manos de unos y de otros, cuales son los plazos de ejecución, protocolos, responsabilidades, nivel de respuesta, etc.)
Volvieron a aparecer jugadores del otro lado del charco tratando de poner en marcha ese mismo enfoque de negocio que tanto éxito estaba teniendo en el lado anglosajón, aunque sin demasiada repercusión al principio.

Los cambios provocados por la crisis
Odio hablar de la crisis, porque dos años hablando de ella ya nos tienen a todos bastante
hastiados, pero la necesito para explicar lo que sucedió en los últimos tiempos. Empecemos
un poquito antes de ella, porque merece la pena detenerse en una par de fenómenos que
se produjeron: el primero fue un proceso de concentración entre varias compañías más o
menos globales que ofrecían outsourcing; el segundo fue la consolidación de uniones entre
diferentes tipos de negocios que pasaron a ser complementarios (outsourcer + empresa
financiera; outsourcer + consultor, etc.).
La crisis ha servido para acelerar la adopción de este tipo de servicios, que habían tenido una
evolución lenta pero constante, de forma que bajo mensajes del tipo flexibilización de los
costes, reducción del head-count, etc.
Hemos hablado mucho de lo que había, pero también ahora hablaremos de los nuevos
jugadores que aparecieron en este mercado, muchos reconvertidos desde un origen de
consultor o de integrador de sistemas, otros reconvertidos desde la mera fabricación del
software a su comercialización como servicio e incluso como proceso, etc. En cualquier
caso, todos ellos vinieron a complementar las opciones de que hasta ahora disponíamos
cuando queríamos “sacar” algún proceso de RR.HH. fuera de nuestra casa.

Las conclusiones y la tipología de servicios
Llegados a este punto no quiero aburrirles más ahondando en todos los términos aún pendientes como el cloud computing, por mencionar al más reciente. En su lugar, quisiera cerrar estos comentarios clasificando los diferentes tipos de servicio que podemos contratar cuando se trata de flexibilizar nuestra forma de utilizar los sistemas de información de recursos humanos, para lo cual voy a usar deliberadamente frases coloquiales que me permitirán una descarada huida de difíciles términos anglosajones y de modas, todo ello con la única meta de ofrecer claridad:

-“Lo más básico”: el mero alojamiento por un tercero de nuestros servidores, siendo nosotros
los compradores de la licencia de uso y, por tanto, cediendo únicamente la administración de
los sistemas y sus copias de seguridad.
-“El alquiler”: en este caso, un tercero que cuenta con licencias de utilización del software
e infraestructura para poderlo ofrecer de forma descentralizada, nos alquila por un importe
mes y con un compromiso mínimo de tiempo el sistema para su uso por nuestra cuenta y riesgo.
Normalmente se detallan tanto los módulos o sistemas a utilizar como el volumen para el que
se contrata su uso. No cedemos ningún proceso funcional y el tercero incluye los servicios
de mantenimiento y garantía de uso de la plataforma.
-“La cesión de procesos”: su ejemplo más clásico es la nómina e implica la contratación
con un tercero cualificado y poseedor bien de una plataforma propia bien de licencia de uso de
una o varias aplicaciones de mercado, la cesión al mismo de la operación de algún proceso,
típicamente la nómina y administración de personal; y que en el caso de la nómina, puede
ir desde el cálculo e impresión y distribución de recibos de salarios al envío de los seguros
sociales, presentación de impuestos, etc.
Es también común ver cómo desde que la formación adquirió mayor carga legal (primero
con el Forcem, luego con la Fundación Tripartita) éste es uno de los procesos también típicamente cedidos para su gestión por terceros.
Las tres tipologías anteriores de servicio son las más generales y dentro de ellas se puede
encuadrar prácticamente cualquier oferta disponible en el mercado, quizá a veces con
matices que puedan hacer variar ligeramente la definición básica ofrecida.
No es el objeto de este artículo detallar todas variantes posibles sino ofrecer un escenario
claro y sencillo que permita al lector ubicarse dentro del grado de cesión hacia el que está
dispuesto a transitar y, por tanto, le facilite el proceso entendimiento del mare-magnum de
posibilidades que existen hoy en día, de forma que pueda orientarse mejor en la selección del
proveedor más adecuado a su fin.

Artículo publicado en el número de Mayo de 2011 de Observatorio de Recursos Humanos.